予約管理はどうする？紙に書く？デジタル管理？
飲食店の予約管理は、店舗の運営効率と顧客満足度に直結する重要な業務です。しかし、慢性的に人員不足である中で予約管理に手間を割かれてしまうと、業務が滞ってしまいます。
予約管理の方法には、大きく分けてアナログベースとデジタルベースの2種類があります。それぞれのメリットとデメリットを比較し、ご自身にとって適切な方法を選びましょう。
アナログの予約管理方法
昔から使われている方法が「アナログ」の予約管理方法となります。こちらではアナログで予約管理をする方法として、以下の2つを紹介します。
- 手書きの予約台帳による管理
- 全員が見える掲示板にてアナログ管理する
手書きの予約台帳による管理
予約管理の方法で最もシンプルなのが「手書きの予約台帳」です。予約の連絡を受けたら紙に記載するというシンプルな方法なので、特別な技術やシステムを必要としません。
メリット
- 紙の形式・書き方などのルールを決めればOK
- 初期費用を抑えて容易に導入できる
デメリット
- 手書きのため読み間違い、書き間違いが生じる可能性がある
- 用紙の管理が煩雑になる
- リアルタイムでの情報共有が難しく、二重予約などのトラブルが発生する可能性がある
全員が見える掲示板にてアナログ管理する
従業員や顧客が見やすい場所に設置した掲示板にて一元管理し、予約時間・座席・人数などを可視化する方法があります。こちらはホワイトボードへ記入する方法やマグネットで貼り付ける方法などが考えられます。
メリット
- スタッフ全員がそれぞれで予約状況を把握できる
- 空席状況の確認が容易
デメリット
- 大きな掲示板やホワイトボードを設置するためのスペースが必要
- リアルタイムでの情報更新に遅れが生じる可能性がある
デジタルでの予約管理方法
デジタルでの予約管理も主流となりつつあります。こちらでは、デジタルで予約管理をする方法として、以下の2つを紹介します。
- オンライン予約システムの利用
- クラウドベースなどの予約管理システムの利用
オンライン予約サイトの利用
オンラインでの予約サイトを利用する方法も有ります。ウェブ上に空き情報を掲載しておけば、席数やプランに応じて予約可否を判断してくれます。
メリット
- リアルタイムで予約状況を更新できる
- 顧客自身がオンライン予約を行うため、手間が省ける
- 顧客データの収集・分析が容易
デメリット
- 導入コストがかかる（初期費用や維持費）
- システムの不具合やネットワークトラブルがあると予約受付ができなくなる
クラウドベースなどの予約管理システムの利用
タブレットやパソコン、スマホでも予約管理が出来ます。例えばアプリを使用したり、エクセルなどの入力ソフトを使用して料理や座席の管理を行います。こちらもクラウド上で共有すればオンラインで接続できる内容となっているので、使用している店舗も少なくないでしょう。
メリット
- デジタルデータのため編集や更新が容易
- 情報の共有がしやすい
- どこからでもアクセスできるので場所を選ばない（家・職場など）
- 顧客データの収集・分析が容易
- データのバックアップが自動（クラウドの場合）
デメリット
- 電子機器の故障やデータ損失のリスクがある
- スタッフの教育が必要（システム操作の習得など）
- インターネット環境に依存する（クラウドの場合）
- 初期費用がかかる場合がある（クラウドの場合）
- セキュリティ面での懸念がある（クラウドの場合）
予約管理はそれぞれに合ったやり方を選択しよう
アナログとデジタルで予約管理を行う方法を解説しました。店舗運営をしていくうえで予約管理は大きな収益源につながるので、大切になってきます。機会損失をしないように、適切な予約管理方法を選択しましょう。
